La mappa del progetto

Negoziare
la complessità

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Negoziare
la complessità
BisognoProblema
RispostaModello
RisultatoImpatto
FuturoScalabilità
Destinatari
Team
Contesto
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Il contesto e la visione

Il futuro prossimo della pubblica amministrazione italiana sarà attraversato da una complessità senza precedenti. Le amministrazioni del prossimo decennio dovranno gestire una pluralità di transizioni che si intrecciano.

La fase esecutiva delle opere post-PNRR. L'attuazione di un quadro normativo profondamente rinnovato sui contratti pubblici e sul partenariato pubblico-privato. La costruzione di alleanze territoriali e interistituzionali sempre più articolate. L'apertura di nuovi spazi di cooperazione europea.

In questa transizione la pubblica amministrazione avrà bisogno di una competenza che oggi possiede in misura limitata: la capacità strutturata di negoziare.

La negoziazione è il filo che attraversa tutte queste dimensioni. Consente di comporre interessi divergenti dentro un partenariato, costruire un'intesa interistituzionale praticabile, gestire una controversia contrattuale prima che diventi contenzioso, trasformare una relazione con uno stakeholder in un'alleanza duratura.

L'Università degli Studi di Bergamo ha scelto di affrontare questa asimmetria con un percorso progressivo sulle competenze negoziali, collocato dentro una strategia più ampia di leadership diffusa: la capacità di tutti i livelli professionali dell'organizzazione di contribuire alla qualità delle decisioni pubbliche.

Formazione Partnership pubblico-privato Competitività
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Il problema: la norma da sola non basta

Una parte rilevante delle attività nelle amministrazioni pubbliche si svolge in contesti nei quali la corretta applicazione della norma non esaurisce il problema decisionale.

Il punto critico emerge soprattutto nella fase esecutiva dei contratti: contestazioni dell'impresa, ritardi nelle prestazioni, richieste di compensazioni economiche, riserve nei lavori, rimodulazioni dei servizi. In questi snodi il risultato dipende dalla qualità della relazione, non solo dalla correttezza degli atti.

Senza metodo Con metodo
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Tempi
Definizione lenta, escalation
Costi
Esposizione a richieste aggiuntive
Rischio contenzioso
Elevato, gestione reattiva
Qualità decisionale
Logiche difensive o accomodanti
Il rischio più diffuso Senza un metodo strutturato, il funzionario oscilla tra rigidità normativa e cedimento sotto pressione. Entrambi gli estremi danneggiano l'amministrazione.
L'esito atteso del percorso Con il metodo, il funzionario governa la relazione, trasforma le contestazioni in dialogo strutturato, costruisce accordi sostenibili e difendibili.

Dato significativo Negli ultimi tre anni il contenzioso dell'Ateneo in materia di appalti pubblici è stato pari a zero. Un dato che conferma la rilevanza di un presidio preventivo fondato sulla qualità della gestione.

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Il modello a tre livelli

Il progetto costruisce un'infrastruttura organizzativa fatta di competenze nuove, responsabilità distribuite e capacità condivise di lettura della complessità. La negoziazione è assunta come strumento anticipatorio di governo.

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1
Base comune
Costruzione di un metodo e di un lessico negoziale condivisi.
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I partecipanti acquisiscono i fondamentali della negoziazione strutturata: preparazione dell'incontro, mappatura degli interessi delle parti, gestione delle concessioni, costruzione di accordi difendibili.

Il primo livello ha la funzione di creare un terreno comune. È la condizione perché tutto il resto del percorso possa appoggiarsi su un linguaggio condiviso e su categorie analitiche riconoscibili da tutti i partecipanti.

2
Traduzione operativa
Dall'apprendimento metodologico alla pratica quotidiana.
Dettagli

Laboratori di esercitazione su casi reali. Il modello viene applicato come approccio quotidiano alle negoziazioni con gli operatori economici, e nelle relazioni inter-area, intra-area e intra-servizio.

Questo è il livello in cui il metodo smette di essere teoria e diventa postura. I partecipanti riconoscono nelle situazioni che incontrano ogni giorno le strutture negoziali studiate, e iniziano ad agirle in modo consapevole.

3
Consolidamento
Costruzione di un metodo condiviso di gestione delle negoziazioni.
Dettagli

L'ulteriore consolidamento del percorso. Si costruisce un metodo condiviso di gestione delle negoziazioni dell'Ateneo, accompagnato da strumenti operativi e modelli documentali trasferibili.

Il passaggio è significativo: dalla logica della formazione sulla negoziazione alla logica della costruzione di un sistema di negoziazione dell'Ateneo, nel quale le competenze sviluppate diventano parte integrante delle modalità di governo.

In sviluppo · 2026

La co-progettazione con CEGOS Italia ha consentito di adattare metodologie proprie del mondo dell'impresa a un contesto pubblico regolato.

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I destinatari del percorso

Il percorso è rivolto al personale tecnico-amministrativo dell'Università degli Studi di Bergamo e ai tecnici di Ateneo Bergamo S.p.A., collocati nei punti in cui l'Ateneo sta sperimentando il passaggio da un modello accentrato a un modello distribuito.

Prima
Ciclo 2021-2023
Funzioni concentrate
Oggi
Periodo 2023-2026
Responsabilità distribuite

Nel ciclo 2021-2023 la funzione di RUP risultava sostanzialmente concentrata sul dirigente dell'area. Nel periodo 2023-2026 il dirigente mantiene tali funzioni solo su un numero residuale di procedure. Il progetto opera a monte per preparare le figure che sostengono questo nuovo equilibrio organizzativo.

Anno 2024
12
Destinatari coinvolti
Anno 2025
+4
Nuovi RUP di appalti significativi
Gare e Lavori Pubblici
Responsabile di struttura, Ufficiale Rogante e funzionari coinvolti nelle procedure di gara.
Facility Management e Infrastrutture
Funzionari e RUP esposti quotidianamente a trattative complesse con imprese e operatori economici.
Servizi e Forniture
Responsabili della contrattualistica, in interlocuzione costante con il mercato.
Servizio Legale
Funzionari del Servizio Legale, presidio scientifico e operativo del progetto.
Ateneo Bergamo S.p.A.
Tecnici della società in-house dell'Ateneo, nuovi RUP di appalti significativi.
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L'impatto: investimento minimo, rendimento organizzativo

Il progetto presenta un profilo economico particolarmente sostenibile sul piano finanziario e organizzativo. A fronte di un investimento limitato, genera un rendimento misurabile sul piano della solidità decisionale.

0
Giornate-uomo
Investimento interno per ideazione e progettazione
€ 0
+ IVA · 2024
Costo formazione esterna
Livello 1
€ 0
+ IVA · 2025
Costo formazione esterna
Livello 2
Benefici attesi
I
Riduzione della dipendenza da poche figure chiave nella gestione delle trattative complesse.
II
Maggiore solidità nella gestione delle negoziazioni con operatori economici e amministrazioni partner.
III
Rafforzamento del governo dei procedimenti complessi e prevenzione dell'escalation conflittuale.
IV
Migliore presidio dei rapporti istituzionali con stakeholder pubblici e privati del territorio.
V
Contenimento di costi organizzativi futuri legati a ritardi, inefficienze e contenzioso evitabile.
Il valore complessivo annuale dei contratti di lavori, servizi e forniture e il numero di procedure annue sono dati in fase di validazione interna.
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La scalabilità: due trienni, una traiettoria

Il progetto è stato concepito come percorso pluriennale. Le due fasi descrivono il movimento attraverso cui l'Ateneo passa da un presidio specialistico delle competenze negoziali a un modello diffuso di governo delle relazioni.

2023 — 2026
Sperimentazione
Sviluppo del modello all'interno dell'Area Legale e Appalti, nel punto di massima esposizione dell'Ateneo. Verifica della tenuta su contratti pubblici e trattative complesse.
2027 — 2030
Estensione
Allargamento del modello alle altre strutture dell'amministrazione, con coinvolgimento di dirigenti, vice dirigenti e responsabili di struttura.
La traiettoria
Da competenza specialistica a modello diffuso di governo delle relazioni

Il tempo del progetto coincide con il tempo necessario perché una competenza oggi concentrata diventi domani una postura istituzionale stabile, condivisa e riconoscibile. Il modello è adattabile a enti locali, amministrazioni centrali, università ed enti del servizio sanitario.

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Il team di progetto

Il progetto si fonda su un'infrastruttura professionale interna che ne chiarisce subito la natura strategica. La sua ideazione e progettazione sono maturate dentro le strutture che presidiano quotidianamente la contrattualistica pubblica dell'Ateneo.

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Team del progetto Forum PA
Dott. Donato Ciardo
Regia istituzionale e scientifico-professionale
Dirigente dell'Area Legale e Appalti, Direttore Generale Vicario dell'Ateneo. Profilo che unisce esperienza diretta nel precontenzioso e nel contenzioso in materia di appalti pubblici, attività didattica universitaria sulla contrattualistica pubblica e partecipazione a procedure di gara di rilevante dimensione economica.
Dott.ssa Milena Rota
Continuità e memoria istituzionale
Responsabile della Struttura Gare e Lavori Pubblici dal 1° settembre 2005 e Ufficiale Rogante dell'Ateneo. Apporta conoscenza sedimentata dei processi, rendendo il progetto pienamente aderente ai fabbisogni reali della struttura.
Dott.ssa Eliana Farina
Funzionario con responsabilità — Facility Management
Funzionario con incarico di responsabilità del servizio Facility Management. Esperta nella gestione di procedure complesse di appalto e nella contrattualistica pubblica, coordina un team e ha esperienza diretta come RUP di procedure di rilevante dimensione economica.
Dott. Marco Maria Fortunato
Funzionario con responsabilità — Legale
Funzionario con incarico di responsabilità del Servizio Legale dell'Ateneo. Avvocato, ha maturato esperienza nella consulenza legale, nella contrattualistica istituzionale e di ricerca, e svolge funzioni di RUP per affidamenti specialistici.
Team che ha co-progettato il percorso formativo
Dott. Donato Ciardo
Direzione scientifica del percorso
Ha guidato l'impostazione metodologica del percorso, ancorando la formazione alle esigenze reali della contrattualistica pubblica dell'Ateneo.
Dott.ssa Milena Rota
Co-progettazione operativa
Ha contribuito alla co-progettazione del percorso, portando la conoscenza sedimentata dei processi di gara e dei punti di maggior rilevanza negoziale per la struttura.
Dott.ssa Chiara Morali
Ideazione e progettazione operativa
Ha sostenuto l'ideazione e la progettazione del percorso formativo sul piano operativo, contribuendo alla definizione dei contenuti e all'ancoraggio del modello ai contesti negoziali ricorrenti dell'Ateneo.

L'iniziativa è partita dalle persone che intercettano ogni giorno i punti nei quali la qualità della relazione negoziale incide sulla tenuta del procedimento.

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